home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ARCH_A41.ARJ / STATETXT.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-26  |  11KB  |  237 lines
  1.  
  2. Although  you  could  change the values in the  State  validation  file  in ì
  3. earlier  versions  of this program, that ability to alter values  has  been ì
  4. removed since this data is static.   In addition to states and territories, ì
  5. you can also have these two entries:  '--' and 'NA'.  Either value could be ì
  6. used for foreign countries.
  7.  
  8.                    Values in State validation file:
  9.                 
  10.  AL = Alabama                             MT = Montana                  
  11.  AK = Alaska                              NE = Nebraska                
  12.  AS = American Samoa                      NV = Nevada                  
  13.  AZ = Arizona                             NH = New Hampshire           
  14.  AR = Arkansas                            NJ = New Jersey              
  15.  CA = California                          NM = New Mexico              
  16.  CZ = Canal Zone                          NY = New York                
  17.  CO = Colorado                            NC = North Carolina          
  18.  CT = Connecticut                         ND = North Dakota            
  19.  DE = Delaware                            CM = Northern Mariana Is.    
  20.  DC = District of Columbia                OH = Ohio                    
  21.  FL = Florida                             OK = Oklahoma                
  22.  GA = Georgia                             OR = Oregon                  
  23.  GU = Guam                                PA = Pennsylvania            
  24.  HI = Hawaii                              PR = Puerto Rico             
  25.  ID = Idaho                               RI = Rhode Island            
  26.  IL = Illinois                            SC = South Carolina          
  27.  IN = Indiana                             SD = South Dakota            
  28.  IA = Iowa                                TN = Tennessee               
  29.  KS = Kansas                              TX = Texas                   
  30.  KY = Kentucky                            TT = Trust Territories       
  31.  LA = Louisiana                           UT = Utah                    
  32.  ME = Maine                               VT = Vermont                 
  33.  MD = Maryland                            VA = Virginia                
  34.  MA = Massachusetts                       VI = Virgin Islands          
  35.  MI = Michigan                            WA = Washington              
  36.  MN = Minnesota                           WV = West Virginia           
  37.  MS = Mississippi                         WI = Wisconsin               
  38.  MO = Missouri                            WY = Wyoming                 
  39.                                           NA = Not Applicable          
  40.                                           -- = Not Applicable          
  41.  
  42.                          Note for foreign addresses, 
  43.                EXCEPT Canada, Australia, England, and Israel: 
  44.  
  45.  
  46.  
  47. If you enter either 'NA' or '--' for your state and '0' for zip, then these ì
  48. two  items  are omitted in the label.  Insert your foreign address  in  the ì
  49. space for the  city, where you have 40 characters.  An example would be:
  50.  
  51.                             CITY: The Netherlands
  52.                                      or 
  53.                            CITY: Tokyo, 150 Japan
  54.  
  55. è
  56.          ===== Overview of placing country code into Comment1 =====
  57.     
  58. If,  for  example,  you have a Canadian address label  that  requires  that ì
  59. requires  that you enter 'Canada=' as per the instructions below.   You  do ì
  60. not  have to type in the phrase 'Canada=' every single time into  Comment1.  ì
  61. If  you  anticipate that you will be using Canadian  addresses  frequently, ì
  62. then  you can create a default value for this phrase by going to  the  Main ì
  63. Program  Menu  and select the Other Options Menu.  Once there,  select  'C)  ì
  64. Customize  this system to your needs'.   Once in the Custom  Options  Menu, ì
  65. observe this option:
  66.   
  67.    2)  Default State, City, Area Code. Sex ID,  Address2, Comments 1 & 2
  68.  
  69. After  you select this option, you can enter this value as a  default  into ì
  70. 'Comment1':
  71.     
  72.         Comment1:  Canada=
  73.  
  74.  
  75. From  that point on, all records you ADD to the Client file will have  that ì
  76. phrase as a default value.
  77.  
  78. Upper\lower  case  conventions  are  irrelevant.   These  values  are   all ì
  79. interpreted the same:
  80.                                    CANADA=v6a1a4
  81.                                    Canada=V6A1A4
  82.                                    CANada=V6A1a4
  83.                                    canADA=v6a1A4
  84.  
  85.  
  86.                        ===== Canadian addresses: =====
  87.  
  88. The  Canadian  Post Office requires that their 6  character  'Postal  Code' ì
  89. occupy  one line by itself below the address, with a space between the  two ì
  90. sets  of 3 characters.  This program will accommodate this  requirement  if ì
  91. you  observe the following:  insert either 'NA' or '--' into state and  '0' ì
  92. into  zip, as per above.  Place all of your address  information  including ì
  93. the city but not the 'Postal Code' into the  Address1 and Address2 lines of ì
  94. your Client record.  Then place the 'Postal Code' by itself on the comment1 ì
  95. line in this format:  
  96.  
  97.                          COMMENT1:  CANADA=V6A1A4
  98.  
  99. This  phraseology  of  'Canada=' can occur anywhere  in  Comment1  and  the ì
  100. 'Postal  Code'  should  be entered WITHOUT any spaces.   Once  the  program ì
  101. detects  that  you have a Canadian address, it will apply a space  in  this ì
  102. manner in the last line of the label:
  103.                                   V6A 1A4
  104.  
  105. Lets say that this is the address you want to place into the Client record:
  106.  
  107.                               Foster Technology
  108.                                  343 Railway
  109.                            Vancouver, B.C. V6A 1A4è
  110. You would place this into the Client record in this manner:
  111.  
  112.                        Company name: Foster Technology
  113.                             Address1: 343 Railway
  114.                          Address2:  Vancouver, B.C.
  115.                            Comment1: CANADA=V6A1A4
  116.  
  117. Note  that  you  are inserting the city and province  into  address2  while ì
  118. leaving  'City' blank.  This is crucial because the program will place  the ì
  119. 'Postal Code' into the last line on the label normally reserved for city.  
  120.  
  121.  
  122.                      ===== Australian Addresses: =====
  123.  
  124. The Australian Post Office assigns a 4 digit 'Post Code'.  This number  can ì
  125. appear after the state.  Let's say that you had written down this address:
  126.  
  127.                            Australian Tool and Die, Ltd.
  128.                                  1307 Botany Road
  129.                                       Mascon
  130.                                   New South Wales
  131.                                        2020
  132.  
  133.    You would then enter that data into the program in this manner:
  134.  
  135.  
  136.                           Company name: Australian Tool and Die, Ltd.
  137.                                Address1: 1307 Botany Road
  138.                                City:  Mascon N.S.W.    
  139.                                 Comment1: AUS=2020
  140.  
  141. Once  the  program  detects  that you  have  placed  'AUS='  anywhere  into ì
  142. Comment1, the program will then take that 4 digit code and place it at  the ì
  143. end  of the data entered into the 'City' line.  Where you  entered  'Mascon ì
  144. N.S.W.', the program will print out on line 5 of the labels: 'Mascon N.S.W. ì
  145. 2020'.
  146.  
  147. Note that you could place the 'Postal Code' at the end of the 'City'  line, ì
  148. space permitting.  
  149.  
  150. For  another  example  of an Australian address, let's  say  that  you  had ì
  151. written down this address on a piece of paper:
  152.  
  153.                             Minet Australia Ltd.  
  154.                                  40th Level
  155.                               100 Miller Street
  156.                         North Sydney, New South Wales
  157.                                     2060
  158.  
  159.    You would enter that address into the program in this manner:
  160.  
  161.  
  162.                           Company name: Minet Australia Ltd.
  163.                                Address1: 40th Levelè                            Address2: 100 Miller Street
  164.                                City:  North Sydney, NSW  
  165.                                 Comment1: AUS=2060
  166.  
  167.  
  168.  
  169. The  program  would then move the '2060' Post Code to the 5th line  of  the ì
  170. mailing label, following 'North Sydney, NSW'.
  171.  
  172. Note  that  when you enter the Post Code into Comment1, make sure  that  no ì
  173. spaces  appear in 'AUS=2060'.  The program knows that the  Australian  Post ì
  174. Code  is 4 digits long and will not incorporate into the mailing label  any ì
  175. additional characters or digits that follow your 4 digit Post Code.  
  176.  
  177.  
  178.                         ===== Israeli Addresses: =====
  179.  
  180. The Israeli postal system assigns a 5 digit Postal Code, which follows  the ì
  181. city on printed labels.
  182.  
  183. Let's say that you have this address written down:
  184.  
  185.  
  186.  
  187.                                     Haim Factor
  188.                              Jackson Factor Associates
  189.                                    P.O. Box 1304
  190.                                    Kiryat Tivon
  191.                                        36112
  192.  
  193.  
  194.    You would enter that data into the program in this manner:
  195.  
  196.                                  First name:  Haim
  197.                                  Last name: Factor
  198.                       Company name: Jackson Factor Associates 
  199.                               Address1: P.O. Box 1304
  200.                                 City:  Kiryat Tivon
  201.                                 Comment1: IL=36112
  202.  
  203.  
  204.  
  205. When the program sees 'IL=36112', the program knows that this is a 5  digit ì
  206. Israeli Postal Code and will print it out on the fifth line of the  mailing ì
  207. label, following the city.
  208.  
  209. Observe that it doesn't matter where in Comment1 the 'IL=36112' appears.
  210.  
  211.  
  212.                         ===== Great Britain: =====
  213.  
  214.  
  215.    The British postal codes can be of varying length.  These, for example, ì
  216.    are all valid codes:
  217. è                                   B26 3QN
  218.                                    WS7 8XT
  219.                                    BS2 0QE
  220.                                    CH1 4LS
  221.                                   LS11 0LW
  222.                                   TW14 0PH
  223.  
  224.  
  225. You can insert the code in one of two places:  either after the City or  in ì
  226. Comment1.  If you use the Comment1 line, precede the code with 'UK=',  then ì
  227. follow the code by '/' to signify to the program that the code has no  more ì
  228. characters.  Specifically, to place 'LS11 0LW' in the Comment1 line, enter:  ì
  229. UK=LS11 0LW/ 
  230.  
  231. When  the   program sees 'UK=LS11 0LW/', the program knows that this  is  a ì
  232. British Postal Code and will print it out on the fifth line of the  mailing ì
  233. label, following the city.
  234.  
  235. Observe  that  it  doesn't  matter where in  Comment1  the  'UK=LS11  0LW/' ì
  236. appears.
  237.